漳州城市职业学院学生
学籍学历管理规定
（试 行）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范学籍学历管理工作，维护正常教育教学秩序，保障学生合法权益，依据中华人民共和国教育部第41号令《普通高等学校学生管理规定》结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所指学籍学历管理，是对学生学籍学历信息的全面管理，包括入学资格审查、学籍注册、学籍异动、学籍处理、学籍信息变更、毕业资格审查、学历注册、学历证书发放等的具体管理办法。
第三条 本办法适用于漳州城市职业学院高职专科（含含五年一贯制高职教育、三二分段五年制高职教育、“二元制”人才培养模式、现代学徒制试点、订单式培养）学生，成人高等学历教育的学籍学历管理参照本办法实施。
第二章管理机制
第四条 学校按照“分级管理、分级负责”的原则，建立“学校统一领导，职能部门统筹管理，系部组织实施落实”的管理工作运行机制，做好学生学籍学历（以下简称“学籍”）管理工作。
第五条 我校管理普通高等教育学生的学籍管理职能部门为教务处。
第六条 学校建立学籍管理分级责任制。学校行政主要领导是学籍管理工作第一责任人，对学生学籍管理工作负全面领导责任；分管领导是学籍管理工作直接主管责任人，承担领导、协调和监管责任；教务处处长承担组织实施责任；系（部）负责人是学生学籍管理工作直接责任人；学校专兼学籍管理人员和辅导员是学籍管理工作具体责任人。
第三章 管理制度
第七条 学校制定学籍管理工作流程，各系部和职能部门学籍管理工作的职责，规范学籍注册、学籍异动、学籍档案建立与保管、学籍数据录入与审核、毕业证书验印发放等工作。
第八条 负责学籍管理工作的各级各部门领导和专兼职学籍管理员要熟悉各项学籍管理政策和规定。
第四章 管理队伍
第九条 学籍管理员的设置。学校设置一名校级学籍专职管理员，具体负责全校的学籍管理工作；各系设置一名兼职学籍管理员，负责本系日常学籍管理工作。
第十条 教务处处长和专兼职学籍管理员，要积极参加省教育厅和学院组织的业务培训，努力提高自身业务水平和管理能力。
第五章 管理工作
第十一条 新生入学报到工作
新生持本校录取通知书和有关证件，按录取通知书规定的日期到校办理报到入学手续。新生不能按期报到注册者,应当提前向学校请假(要求附上说明请假原因的有效证明)，报系部、教务处备案，请假一般不超过两周。未请假或请假逾期者，除因不可抗力等正当事由以外，视为自动放弃入学资格，不予注册。
第十二条 新生学籍电子注册工作
新生学籍电子注册工作是对当年符合国家招生政策录取并正式报到的新生在教育部学籍信息库进行注册，所有注册数据均来自于教育部核实的高考录取数据库。
在实施新生电子注册工作中，学校建立学生、辅导员(班主任)、系部负责人、学生学籍及学生工作管理部门负责人、学校领导逐级签字责任制。
学生本人应签字确认学籍电子注册信息，辅导员(班主任)签字和系部负责人签字，确保电子注册数据的准确性、真实性和合法性。
第十三条 新生入学资格复查工作
新生报到后3个月内，学校按国家招生规定进行复查。经复查发现不符合入学条件的，根据情况分别处理。
复查中发现学生身心状况不适宜在校学习，教务处、新生所在系、学生工作处、医务室联合送新生到学院指定的二级甲等以上医院诊断，必要时安全与保卫处安排工作人员随行。医院诊断需要在家休养的，可以申请保留入学资格期限最长2年；诊断结论为不宜在校学习的，教务处等部门提出处理意见，上报院长办公会议研究决定。
凡属徇私舞弊入学者，一经查实，依法依规取消其学籍。情节恶劣的，报请有关部门予以查究。
第十四条 新生学籍电子注册工作应当在入学第一学期开学后2个月内完成。学校在新生入学资格复查后，对最终确定的具备入学资格的学生进行在线注册，未报到及不具备入学资格的学生不予注册。
新生报到后至电子注册前主动要求退学的，学校按该生放弃入学资格处理。
第十五条 学校核对录取信息有误或网上没有录取信息的学生，学校招生办公室应当及时与该学生生源地省级招生办复核，获取复核结果，反馈教务处。
第十六条 学校对录取信息内容不完整的进行补充，由学校招生办公室提相应供信息；对放弃入学资格、取消入学资格、保留入学资格的学生，在录取信息中予以标注（按照教育部关于启用学籍学历信息管理平台和做好高校入学新生数据核对工作的通知相关文件所附数据格式）。
第十七条 学校举办全日制三年制、五年一贯制、三二分段制等形式高等职业教育，省级教育行政部门审核学校按照国家相关规定招生录取信息，学校将审核结果报教育部备案。
第十八条 新生学籍电子注册结果是学生毕业时学历证书电子注册的重要审核依据。新生应在规定时间内登陆学信网核对自己的注册信息，逾期者后果自负。
第十九条 在校生学年电子注册工作
学校学年电子注册是对在校学生新学年学习资格的认定，并对在校学生的学籍信息在网络上进行标注。学生应在每学年第一学期开学后两周内到系部办理注册手续。
无故未正常到校参加教学活动并未办理请假手续和未按学校规定缴纳学费的学生不予进行当年度学年电子注册。
(一)不能如期注册者，应当办理请假手续暂缓注册。学生未办理请假手续或请假逾期两周未注册者，视为放弃学籍，按自动退学处理。
(二)未按学校规定缴纳学费或者其他不符合注册条件的不予注册。
(三)家庭经济困难的学生可以申请贷款或者其他形式资助，办理有关暂缓注册手续，申请暂缓注册。
(四)暂缓注册申请按《漳州城市职业学院学生暂缓注册申请表》（以下简称《申请表》）规定的格式和审批程序办理。
第二十条 学籍信息修改
学籍信息修改按照教育部相关规定执行。如确系高考报名时信息填报错误需修改的，必须由考生来源地省级招生部门和考生户籍所在地派出所出具相关合法性证明后，经学校教务处、招生部门和学生所在系部比照考生录取档案严格审核，对学生本人核实无误后方可进行修改，报省级教育行政部门备案。学生修改信息时需签署《漳州城市职业学院学生信息修改确认表》，并愿意承担因个人信息修改造成的一切法律后果。
在校生在入学后修改个人信息，需提交书面材料，由所在系部审核批准后报学籍管理部门按规定程序修改。
第二十一条 学院负责印制、填写、颁发毕（结）业证书，学历证书需依据学生学历电子注册信息进行打印制作。学历证书所张贴学生照片必须与学历注册电子采集照片一致。
第二十二条 学生转学
学生在校期间因身体、家庭、生活、气候等原因不能在校正常学习需前往异地学校就读的可向学校提出转学申请。经学校同意后，按照学生转学管理相关规定办理，并将办理好的福建省普通高等学校学生转学申请(备案)表交与学校学籍管理部门后方可生效，并由教务处办理网上电子学籍转学操作。
需转入我校学生，按照学生转学管理相关规定办理好前期手续后，把福建省普通高等学校学生转学申请(备案)表、学生在原学校学籍(成绩)表和学生个人档案交与教务处、学生工作处后，由教务处网上接收转入学生电子学籍后学生才能正式获得我校学籍。
第二十三条 学生转专业
符合学校制定的转专业相关规定的学生，可申请转专业（含降级转专业）。经转出专业所在系和转入专业所在系同意后，报教务处审核由分管院长同意，经公示无异议，上报院长办公会审批后发文并向福建省教育厅报备，教务处在收到审批后的转专业申请后，正式办理该生转专业学籍。
第二十四条 休学与复学
(一)学生在校期间因病、休学创业、应征入伍等原因需要分阶段完成学业的，可申请办理休学手续，经审核批准，学校保留学生学籍按休学处理，同时在网上对学生学籍进行休学操作。
(二)学生应征参加中国人民解放军(含中国人民武装警察部队)并通过学校人武部审核批准的，保留其学籍至退役后2年，学生退役后可办理复学。
(三) 学生休学期满需到校办理复学手续，经学校审核同意，在学信网恢复学籍。
(四)学生复学后，持教务处出具的复学通知单到学生所在系、财务处及相关部门办理复学手续。
第二十五条 留级与降级
学生因学业成绩不合格无法在原班级继续学习的，学校可以对学生进行留降级处理，同时在网上对学籍进行相应处理。
留降级原则上只降入相同专业下一年级就读，学生个人申请留级并转专业的或者降级的，经批准后方可对学籍进行留降级和专业调整处理。
第二十六条 学籍注销
学生因无法完成学业的和因其他原因申请退学或需要退学的，学生家长（监护人或抚养人）签名确认同意，经学生所在系部审核，报教务处审核，上报院长办公会审批后方可注销学生学籍。
学生因病和意外事故死亡的，需出具死亡证明后或其他有关证明，经学生所在系部审核，报教务处审核，上报院长办公会审批后，方可注销学生学籍。
学生学历电子注册后，如发现学生系高考舞弊、招生舞弊、冒名顶替入学等原因需注销学生学历信息，经查实后由学生本人签字确认后方可注销学生学籍；经学校招生、纪检等部门认定事实后，如学生拒不签字，可直接注销学生学籍。并对学生学历电子注册信息进行撤销。
第二十七条 毕业生图像采集工作
毕业生图像采集工作是高等教育学历证书电子注册的重要内容，所采集图像用于学历电子注册和制作学历证书等。毕业生应当提前进行电子图像采集。
电子图像采集时间为毕业上一年，采集过程需核实个人信息，并签字确认。毕业生因特殊原因在学院统一采集时间无法完成电子图像采集的，必须在规定时间到上级规定的补拍点采集。逾期未参加者，视为放弃当年学历注册，学院不颁发毕业证书。
（二）学生因个人原因未采集到毕业生图像片或毕业生图像不符合规定造成不能按时领取毕业证书者，由学生本人负责。
第二十八条 毕业生资格审核
毕业资格审查是指根据教育部《普通高等学校学生管理规定》、福建省教育厅有关学历证书发放、学生学籍管理和电子注册的文件精神和我院学生学籍管理相关规定，对具有学籍的学生，在修业年限内是否修完学院教学计划规定的全部课程和各教学环节，德、智、体、美是否达到毕业要求进行全面审查，审查结论将作为学生是否毕业的依据。以系为单位在规定时间进行毕业生资格审核、报送教务处汇总复核上报院长办公会审批，学生学籍管理部门根据审批结果印制毕（结）业证书。
第二十九条 学历证书
学生完成学业达到毕业要求或取得结业资格的学生，学校统一颁发学历证书，学历证书信息完整。学历证书需编排学历电子注册编号并进行学历电子注册。未正常完成学业或肄业的学生，学校可不予编排学历电子注册编号，不颁发学历证书，可颁发肄业证书。
第三十条 教务处学历证书制作完毕需及时与各系进行交接，由各系负责发放学生学历证书，学生签领学历证书一览表按时交教务处备案。
第三十一条 结业学生重新获得毕业资格后，持结业证书到学籍管理部门换取毕业证书，原则上无结业证书的不得换发毕业证书。
第三十二条 毕业证书一经丢失，不再补发。经本人申请，学校核实后可出具相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。
第三十三条 学生辅修专业课程为非学历教育，不颁发辅修专业学历证书，也不进行辅修专业学历电子注册。
第三十四条 学生对学校的学籍管理过程中的处理意见有异议需要申诉的，可在收到相关处理文件后一周内提交书面申诉到教务处，学校对学生申诉按规定进行复审并给予答复。
第六章 档案管理
第三十五条 健全和完善学籍档案。学籍档案应包括：新生名册、在校生名册、学籍人数审核表、学籍异动统计表、学籍异动汇总表、学籍异动学生申请和证明等资料、学生学籍卡、毕（结、肄）业生名册、学生奖励和处分资料，以及相关的电子档案。
第三十六条 加强学籍异动管理。严格执行学籍异动管理流程，按照学籍管理规定把好异动审核关，学籍异动信息在规定时间内及时上报。
第三十七条 加强学籍纸质档案管理。建立配备档案柜，档案专用盒。使用学院制定的统一版式、规格的学籍卡，按班级装订成册，归入该班级档案盒，按专业、年级存放于档案柜。学籍材料按规定上交学校档案室。
第三十八条 加强学籍电子档案管理。配备专用计算机和激光打印机，该设备专人专用、专机专用，保证学生信息数据准确、完整、规范，及时更新学生相关信息，同时，确保与纸质档案内容完全一致。毕业的学生信息数据刻录成光盘存档保存。
第三十九条 加强数据信息安全管理
学籍管理工作由专人负责，网上学籍管理平台密码由专人使用，其他管理人员不得进行网上学籍管理操作，保障信息安全。
对学籍库中学生的个人信息要予以保密，未经授权，任何人不得更改或查询库中的数据，不得用作其它用途，确保学生基本信息不公开、不扩散。
加大对学籍管理信息系统的软硬件投入，加强信息技术安全工作，保证学籍管理系统安全正常运行。
第四十条 经费保障。每年有充足的学籍管理专项经费，保证购置学籍管理必要设备和相关用品、维护和更新学籍数据库，安排学籍管理员业务学习和培训。
第七章检查督导
第四十一条 学院不定期检查学校学籍管理情况，督促严格执行学籍管理各项政策和规定，不断规范、完善学籍管理工作，提高工作效率。在适当时候、适当范围通报检查情况。
第四十二条 学籍管理工作人员应严格按照有关规定和程序，认真履行职责，发现问题及时报告，妥善解决。学籍管理工作中，违规操作、弄虚作假的人员，要给予严肃处理，通报批评，不得参与评优评先和正常晋升职务。
第四十三条 学籍管理工作人员应严格按照有关规定和程序，认真履行职责，发现问题不得瞒报、错报，要及时报告，并妥善解决。
第四十四条 对工作负责、成绩显著的专、兼职学籍管理员给予表彰。
第八章 附 则
第四十五条 本办法自2017年9月1日起施行。学校其他有关文件规定与本规定不一致的，以本规定为准；本规定若与上级颁发的有关文件相抵触，以上级文件为准。
第四十六条 本办法经学院授权由教务处负责解释、修订。
